Tipos de datos

• Números (se alinean a la derecha), texto (a la izquierda), fechas (son números con formato: días desde 1900), lógicos (VERDADERO/FALSO) y fórmulas (empiezan por =).
• Un número alineado a la izquierda suele ser texto: no se podrá sumar (típico al pegar datos de otra fuente).

Formato de celdas

Inicio › Número o Ctrl+1: Moneda, Contabilidad, Porcentaje, Fecha, decimales y separador de miles. El formato cambia cómo se ve el valor, no el valor: 0,215 con formato porcentaje se ve 21,5 %.

Trucos de trabajo

• Controlador de relleno: el cuadradito de la esquina de la celda; arrástralo para copiar fórmulas o continuar series (enero, febrero…). Doble clic lo rellena hasta el final de los datos.
• Vista › Inmovilizar › Inmovilizar fila superior: los encabezados siempre visibles.
• Ctrl+↓ / →: ir al final de los datos; Ctrl+Mayús+↓: seleccionar hasta el final.
• Doble clic en el borde entre dos columnas: autoajusta el ancho.

Operadores

Prioridad: paréntesis, potencias, multiplicación y división, suma y resta. =2+3*4 da 14; =(2+3)*4 da 20.

Referencias relativas, absolutas y mixtas

Errores frecuentes

Importar datos

Los datos suelen llegar en CSV (texto separado por comas o punto y coma) desde un programa de gestión o un portal de datos abiertos. La forma fiable de abrirlos es Datos › Obtener datos › Desde archivo › Desde texto/CSV (Power Query): detecta el separador, la codificación (UTF-8) y los tipos de dato, y al pulsar Cargar crea una tabla.

Tablas de Excel

Convertir un rango en tabla (Ctrl+T o Insertar › Tabla) da filtros, formato con bandas, fila de totales y columnas calculadas que se rellenan solas. Las fórmulas usan referencias estructuradas: =[@Unidades]*[@Precio] («las unidades de esta fila por el precio de esta fila»).

Herramientas de datos

• Ordenar: por una o varias columnas (Datos › Ordenar).
• Filtrar: flechas de los encabezados; filtros de texto, número y fecha.
• Formato condicional: colorear según el valor (Inicio › Formato condicional): barras de datos, escalas de color, reglas «mayor que».
• Validación de datos: limitar lo que se puede escribir (lista desplegable, números entre…).
• Quitar duplicados y Texto en columnas.
• Proteger hoja: evitar que se modifiquen las fórmulas.

Qué gráfico elegir

Un buen gráfico tiene título que explica la conclusión, ejes con unidades y sin adornos innecesarios (3D, sombras).

Tablas dinámicas

Resumen interactivo de muchos datos sin escribir fórmulas: Insertar › Tabla dinámica. Se arrastran campos a cuatro áreas:

Si los datos cambian, Analizar tabla dinámica › Actualizar. Con una tabla dinámica se crea un gráfico dinámico y se añaden segmentaciones (botones de filtro).

¿Por qué no basta una hoja de cálculo?

En la hoja de ventas, el nombre y la ciudad del cliente se repiten en cada pedido. Si el cliente cambia de dirección, hay que cambiarla en muchas filas (y alguna se olvida). En una base de datos relacional los clientes están en una tabla, los productos en otra y los pedidos solo guardan el código del cliente y del producto: cada dato se escribe una sola vez.

Vocabulario

• Tabla: datos de un mismo tipo de cosa (Clientes).
• Registro (fila): un elemento (un cliente).
• Campo (columna): una característica (Ciudad), con un tipo de dato: texto corto, número, moneda, fecha/hora, sí/no, autonumeración.

El modelo de la tienda

Access

• Una base de datos de Access es un único archivo .accdb con todos sus objetos: tablas, consultas, formularios e informes (panel de navegación a la izquierda).
• Cada objeto tiene Vista Hoja de datos (ver y escribir datos) y Vista Diseño (definir campos, tipos y propiedades).
• Las relaciones se dibujan en Herramientas de base de datos › Relaciones arrastrando la clave principal sobre la clave externa.
• Access guarda los cambios de los datos automáticamente; los cambios de diseño, al guardar el objeto.

Consultas

Preguntas a la base de datos. Se crean en Crear › Diseño de consulta: se añaden tablas, se arrastran campos a la cuadrícula y se escriben criterios:

• Campos calculados: en una columna vacía, Importe: [Unidades]*[PrecioUnitario].
• Consultas de totales (botón Σ Totales): agrupar y sumar, contar o promediar.
• Criterios en la misma fila = Y; en filas distintas = O.

SQL: el idioma de las bases de datos

Cada consulta de Access se traduce a SQL, el lenguaje estándar de todas las bases de datos. Se ve en Vista SQL:

SELECT Nombre, Ciudad
FROM Clientes
WHERE Tipo = "Empresa"
ORDER BY Nombre;

Formularios e informes

Tu progreso

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