GhostAcademy
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IFCT46 · UD4 · Prácticas guiadas · Excel y Access con las ventas de una tienda
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Unidad 4 · Prácticas
Las ventas de
Ofimática Levante

Ofimática Levante es una tienda (ficticia) de material de oficina. Tienes sus ventas del primer trimestre de 2026: 20 clientes, 10 productos y 60 pedidos. Primero las analizarás en Excel y después montarás su base de datos en Access. Los puntos de control tienen los resultados exactos: si coinciden, vas bien.

⏱ ≈ 7 horas💻 Excel y Access (Windows)📤 Entrega: ventas_T1.xlsx + Tienda.accdb

Descarga los datos

Los archivos se generan en tu navegador (son siempre los mismos). Guárdalos en IFCT46_TuNombre\UD4.

0
Descarga los cuatro archivos CSV

ArchivoContenidoSe usa en
ventas.csv60 filas: Fecha; Cliente; Ciudad; Producto; Categoría; Unidades; PrecioExcel
productos.csv10 productos: IdProducto; Producto; Categoría; PrecioUnitarioExcel y Access
clientes.csv20 clientes: IdCliente; Nombre; Ciudad; Provincia; Tipo; FechaAltaAccess
pedidos.csv60 pedidos: IdPedido; Fecha; IdCliente; IdProducto; UnidadesAccess
ℹ️ Formato de los archivosTexto UTF-8, separados por punto y coma, decimales con coma y fechas dd/mm/aaaa: el formato habitual en España. Si tu Windows está configurado en otro idioma, mira las pistas de la P1.
Práctica 1
Importar y calcular
1
Importa ventas.csv con Power Query
  1. Abre Excel › Libro en blanco.
  2. Datos › Obtener datos › Desde archivo › Desde texto/CSV y elige ventas.csv.
  3. Comprueba en la vista previa: Origen de archivo «65001: Unicode (UTF-8)» y Delimitador «Punto y coma». Las tildes deben verse bien.
  4. Pulsa Cargar.
  5. Guarda como ventas_T1.xlsx en UD4.
Se crea una hoja ventas con una tabla de 60 filas de datos (de la fila 2 a la 61) y 7 columnas. La columna Fecha se alinea a la derecha (es fecha, no texto) y Precio muestra, por ejemplo, 32,4 en la primera fila.
Pista: los precios salen como 3240 o como texto

Tu Windows no está en formato español. En la vista previa pulsa Transformar datos, clic derecho en la columna Precio › Cambiar tipo › Usar configuración regional… › Decimal y Español (España). Haz lo mismo con Fecha (tipo Fecha). Después Cerrar y cargar.

2
Columna calculada: Importe
  1. En H1 escribe Importe y pulsa Intro: la tabla se amplía sola.
  2. En H2 escribe =, haz clic en F2, escribe *, clic en G2 e Intro.
Excel escribe =[@Unidades]*[@Precio] y rellena las 60 filas de golpe. H2 = 162 (5 × 32,40).
Es una columna calculada de tabla: [@Unidades] significa «las unidades de esta misma fila». Si añades pedidos al final, la fórmula se aplica sola.
3
Columna con descuento: SI y REDONDEAR

La tienda hace un 5 % de descuento en los pedidos de 500 € o más. En I1 escribe Neto y en I2:

FÓRMULA
=SI([@Importe]>=500;REDONDEAR([@Importe]*0,95;2);[@Importe])
En la fila del pedido de 2 portátiles de Talleres Segura SL (Importe 1.298) el Neto es 1.233,10. En los pedidos de menos de 500 €, Neto = Importe.
4
Formato y fila de totales
  1. Selecciona las columnas G, H e I › formato Moneda (€, 2 decimales).
  2. Haz clic dentro de la tabla › pestaña Diseño de tabla › marca Fila de totales. En la fila de totales elige Suma para Unidades, Importe y Neto.
  3. Vista › Inmovilizar › Inmovilizar fila superior.
Totales: Unidades 292 · Importe 16.771,35 € · Neto 16.289,87 €.
Práctica 2
Panel de resumen

Crea una hoja nueva llamada Resumen (botón + abajo, doble clic en la pestaña para renombrarla). Escribe las etiquetas en la columna A y las fórmulas en la B.

1
Celda de IVA con referencia absoluta

A1 «Tipo de IVA» y B1 21%.

2
Indicadores generales

Al seleccionar la columna de la tabla con el ratón, Excel escribe ventas[Importe]; también puedes usar rangos como ventas!H2:H61.

Celda AFórmula en B✔ Resultado
Número de pedidos=CONTARA(ventas[Fecha])60
Base imponible=SUMA(ventas[Importe])16.771,35 €
IVA=B4*$B$1 (si la base está en B4)3.521,98 €
Total con IVA=B4+B520.293,33 €
Importe medio por pedido=PROMEDIO(ventas[Importe])279,52 €
Pedido mayor=MAX(ventas[Importe])1.298,00 €
Pedido menor=MIN(ventas[Importe])6,40 €

Pon formato Moneda a los importes.

3
Funciones condicionales
Celda AFórmula en B✔ Resultado
Pedidos de Informática=CONTAR.SI(ventas[Categoría];"Informática")25
Ventas Informática=SUMAR.SI(ventas[Categoría];"Informática";ventas[Importe])11.488,65 €
Ventas Mobiliario(igual, con «Mobiliario»)3.490,80 €
Ventas Papelería(igual, con «Papelería»)1.791,90 €
Pedidos con descuento=CONTAR.SI(ventas[Importe];">=500")13
Informática en Alicante (ciudad)=SUMAR.SI.CONJUNTO(ventas[Importe];ventas[Ciudad];"Alicante";ventas[Categoría];"Informática")(anótalo)
Comprueba tu trabajo: las tres ventas por categoría deben sumar la base imponible (11.488,65 + 3.490,80 + 1.791,90 = 16.771,35). Cuadrar totales por dos caminos distintos es la mejor forma de detectar errores.
Práctica 3
BUSCARX y formato condicional
1
Importa productos.csv

Repite la importación de la P1 con productos.csv. Se crea la hoja y tabla productos (10 filas).

2
Trae el código de producto

En la hoja ventas, en J1 escribe Código y en J2:

FÓRMULA
=BUSCARX([@Producto];productos[Producto];productos[IdProducto];"No existe")
J2 = P06 (Cartucho de tinta) y ninguna fila muestra «No existe».
BUSCARX busca el nombre del producto en la columna Producto de la otra tabla y devuelve lo que hay en la misma fila de IdProducto, que está a la izquierda: algo que BUSCARV no puede hacer.
3
Resalta los pedidos grandes
  1. Selecciona los datos de la columna Importe (H2:H61).
  2. Inicio › Formato condicional › Reglas para resaltar celdas › Mayor o igual que… (si no aparece, Más reglas), valor 500, relleno verde.
  3. Añade a la columna Unidades unas Barras de datos.
Hay 13 importes resaltados (los mismos que cuenta tu CONTAR.SI).
4
Filtra y ordena
  1. Con la flecha de Ciudad, deja solo Alicante. Mira cuántos registros indica la barra de estado.
  2. Ordena por Importe de mayor a menor.
  3. Borra los filtros (Datos › Borrar).
La ciudad de Alicante tiene 17 pedidos («Se encontraron 17 de 60 registros»).
5
Validación de datos

En la hoja Resumen, escribe en D1 «Categoría» y en E1 crea una lista desplegable: Datos › Validación de datos › Permitir: Lista, origen Informática;Mobiliario;Papelería. En E2 escribe =SUMAR.SI(ventas[Categoría];E1;ventas[Importe]).

Al cambiar la categoría en el desplegable, E2 muestra su total (Mobiliario → 3.490,80 €).
Práctica 4
Tablas dinámicas
y gráficos
1
Ventas por mes y categoría
  1. Haz clic dentro de la tabla ventas › Insertar › Tabla dinámica › Nueva hoja de cálculo › Aceptar.
  2. Arrastra Fecha a Filas. Excel la agrupa por meses (si salen días, clic derecho en una fecha › Agrupar › solo Meses).
  3. Categoría a Columnas e Importe a Valores (Suma de Importe).
  4. Formato de número de los valores: clic derecho › Configuración de campo de valor › Formato de número › Moneda.
Totales por mes: ene 2.897,85 € · feb 7.617,30 € · mar 6.256,20 €; total general 16.771,35 €. La celda feb × Informática vale 6.011,70 €.
2
Gráfico dinámico

Con la tabla dinámica seleccionada: Analizar tabla dinámica › Gráfico dinámico › Columna agrupada. Ponle el título «Ventas por mes y categoría — T1 2026».

3
Ranking de clientes con segmentación
  1. Crea otra tabla dinámica en una hoja nueva: Cliente en Filas e Importe en Valores.
  2. Ordena de mayor a menor (clic derecho en un valor › Ordenar › De mayor a menor).
  3. Analizar tabla dinámica › Insertar segmentación de datos › Categoría. Pulsa cada botón.
Sin filtros, el mejor cliente es Talleres Segura SL con 3.658,00 €, seguido de Bar La Plaza (2.484,00 €).
4
El producto estrella en unidades

En una tabla dinámica, pon Producto en Filas y Unidades en Valores.

El producto con más unidades vendidas es Paquete folios A4 (500) con 74 unidades; de portátiles hubo 10 pedidos.

Guarda el libro.

Práctica 5
Access: tablas
y relaciones

Access solo existe para Windows de escritorio. Si no lo tienes, haz las prácticas con LibreOffice Base (los conceptos y resultados son los mismos) o sigue la demostración.

1
Crea la base de datos

Abre Access › Base de datos en blanco. Nombre Tienda.accdb, carpeta UD4 › Crear. Cierra la «Tabla1» vacía que abre sin guardarla.

2
Importa clientes.csv
  1. Datos externos › Nuevo origen de datos › Desde archivo › Archivo de texto. Elige clientes.csv y Importar el origen de datos en una nueva tabla.
  2. Delimitado › Siguiente.
  3. Delimitador Punto y coma y marca Primera fila contiene nombres de campos. Si las tildes no se ven bien, pulsa Avanzado… y elige la página de códigos Unicode (UTF-8).
  4. En las opciones de campo, deja los tipos propuestos (FechaAlta como Fecha/Hora).
  5. Elegir la clave principal: IdCliente.
  6. Nombre de la tabla: Clientes › Finalizar.
En el panel de navegación aparece la tabla Clientes con 20 registros y una llave junto a IdCliente en la Vista Diseño.
3
Importa productos y pedidos

Repite con productos.csv → tabla Productos (clave IdProducto) y con pedidos.csv → tabla Pedidos (clave IdPedido).

Abre Productos en Vista Diseño y cambia el tipo de PrecioUnitario a Moneda. Guarda.

Productos tiene 10 registros y Pedidos 60.
4
Relaciones con integridad referencial
  1. Herramientas de base de datos › Relaciones. Añade las tres tablas.
  2. Arrastra IdCliente de Clientes sobre IdCliente de Pedidos. Marca Exigir integridad referencial › Crear.
  3. Haz lo mismo con IdProducto de Productos sobre el de Pedidos.
  4. Guarda el diseño de relaciones.
Aparecen dos líneas con un 1 en el lado de Clientes/Productos y un ∞ en el lado de Pedidos: relaciones uno a varios.
Prueba la integridad: abre Pedidos y cambia el IdCliente de un pedido a C99. Access no te deja, porque ese cliente no existe. Pulsa Esc para deshacer.
Práctica 6
Access: consultas

Todas se crean en Crear › Diseño de consulta, añadiendo tablas y arrastrando campos a la cuadrícula. Se ejecutan con ! Ejecutar y se guardan con Ctrl+G con el nombre indicado.

1
C1_Empresas

Tabla Clientes. Campos Nombre, Ciudad y Tipo. En Criterios de Tipo: "Empresa". Orden ascendente por Nombre.

7 registros, empezando por Academia Alfa SL.

Abre Inicio › Ver › Vista SQL y copia el SQL en tus respuestas ✍️.

2
C2_PedidosProvinciaAlicante

Tablas Clientes y Pedidos (la relación aparece sola). Campos IdPedido, Fecha, Nombre, Ciudad, Provincia. Criterio en Provincia: "Alicante".

46 registros. Si cambias el criterio a la Ciudad «Alicante» (y quitas el de Provincia), salen 17 (el mismo número que con el filtro de Excel).
3
C3_Importes (campo calculado y dos criterios)
  1. Tablas Clientes, Pedidos y Productos. Campos Fecha, Nombre, Provincia, Producto, Unidades, PrecioUnitario.
  2. En una columna vacía escribe en Campo: Importe: [Unidades]*[PrecioUnitario].
  3. Ejecuta sin criterios: deben salir 60 registros.
  4. Ahora pon >500 en Importe y "Alicante" en Provincia, en la misma fila de criterios.
Con los dos criterios salen 10 pedidos.
Criterios en la misma fila se combinan con Y (deben cumplirse los dos). En filas distintas se combinan con O.
4
C4_TotalesPorCategoria
  1. Tablas Pedidos y Productos. Campo Categoría y el campo calculado Importe: [Unidades]*[PrecioUnitario].
  2. Pulsa Σ Totales: en la fila Total deja Agrupar por en Categoría y elige Suma en Importe.
3 filas: Informática 11.488,65 · Mobiliario 3.490,80 · Papelería 1.791,90. ¡Las mismas cifras que tu SUMAR.SI de Excel!
5
C5_ClientesC y totales por tipo

Clientes cuyo nombre empieza por C: criterio Como "C*" en Nombre → ✔ 3 (Carmen Ortiz, Clínica Dental Mar, Construcciones Pérez SA).

Ampliación: consulta de totales por Tipo de cliente → ✔ Empresa 8.433,80 · Particular 8.337,55.

Práctica 7
Formulario e informe
1
Formulario de clientes

Selecciona la tabla Clientes en el panel › Crear › Formulario. Access crea un formulario con los datos del cliente y, debajo, una subhoja con sus pedidos (gracias a la relación).

Con los botones de navegación de abajo, añade un cliente nuevo: C21, «Papelería Nova», Alcoy, Alicante, Empresa, fecha de hoy. Guarda como F_Clientes.

La tabla Clientes tiene ahora 21 registros.
2
Informe de ventas por categoría
  1. Crea una consulta C6_DetalleVentas con Fecha, Nombre, Producto, Categoría, Unidades y el campo calculado Importe.
  2. Selecciónala › Crear › Asistente para informes. Añade todos los campos.
  3. Nivel de agrupamiento: Categoría. Orden: Fecha.
  4. Opciones de resumen… › marca Suma en Importe.
  5. Diseño En pasos, orientación horizontal, título «Ventas por categoría — T1 2026».
  6. Exporta a PDF: Datos externos › PDF o XPS.
El informe tiene tres grupos con sus totales (11.488,65 / 3.490,80 / 1.791,90) y un total general de 16.771,35.
3
Compacta y guarda una copia

Archivo › Información › Compactar y reparar base de datos. Después Archivo › Guardar como › Realizar copia de seguridad de la base de datos.

Reto autónomo
🏆 Analiza datos abiertos

Usa el CSV de datos.gob.es que descargaste en la UD2 (u otro de un portal de datos abiertos de tu comunidad).

1
Importa y limpia

Impórtalo con Power Query, corrige tipos de dato, quita columnas que no necesites y carga como tabla.

2
Analiza

Al menos: 3 indicadores con funciones (CONTARA, SUMA o PROMEDIO, CONTAR.SI o SUMAR.SI), una tabla dinámica y un gráfico con un título que diga la conclusión principal.

3
Cita la fuente

En una celda, cita el conjunto de datos: organismo, título, fecha de descarga, enlace y licencia.

Para terminar
📤 Entrega y autoevaluación
  • ventas_T1.xlsx (hojas ventas, productos, Resumen y tablas dinámicas).
  • Tienda.accdb con 3 tablas, relaciones, consultas C1-C6, F_Clientes y el informe; y el PDF del informe.
  • El libro del reto con datos abiertos.

¿Sabes hacerlo?

✓
Importar un CSV y trabajar con tablas y columnas calculadas.
✓
Usar SI, CONTAR.SI, SUMAR.SI, BUSCARX y referencias absolutas.
✓
Crear tablas dinámicas, gráficos y formato condicional.
✓
Crear tablas con clave principal y relaciones con integridad referencial.
✓
Hacer consultas con criterios, campos calculados y totales, y crear formularios e informes.

Tu progreso en esta guía

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